Algemene Voorwaarden Examplary voor Organisaties

Artikel 1 – Definities

Begrippen met een hoofdletter hebben in deze algemene voorwaarden, in enkelvoud en meervoud, de volgende betekenis.

1.1 Account: de persoonlijke toegang van een Gebruiker tot de Software.

1.2 Afnemer: de rechtspersoon, of de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die met Examplary een Overeenkomst sluit.

1.3 AI-functionaliteit: functionaliteit van de Software die gebruikmaakt van AI-modellen, zoals het genereren van vragen, beoordelingsmodellen en feedback, het doen van nakijksuggesties en het aanpassen van oefenruimtes aan het niveau van een leerling.

1.4 Diensten: alle prestaties die Examplary onder de Overeenkomst levert, waaronder het beschikbaar stellen van de Software, implementatie, training en ondersteuning.

1.5 Documentatie: de handleidingen, gebruiksinstructies en andere informatie over de Software die Examplary beschikbaar stelt, waaronder de gebruiksinstructies voor de AI-functionaliteit.

1.6 Examplary: Examplary B.V., statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende aan de Zijpendaalseweg 17, 6814 CB Arnhem, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 98672118.

1.7 Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die via Afnemer toegang krijgt tot de Software, zoals medewerkers, docenten, leerlingen en studenten van Afnemer.

1.8 Individuele Voorwaarden: de voorwaarden van Examplary voor individuele gebruikers (Terms of Service).

1.9 Intellectuele Eigendomsrechten: alle rechten van intellectuele eigendom en aanverwante rechten, waaronder auteursrechten, databankrechten, merkrechten, handelsnaamrechten, octrooirechten en rechten op knowhow.

1.10 Klantdata: alle gegevens en materialen die door of namens Afnemer of Gebruikers in de Software worden ingevoerd of geüpload, of daarin met de Software worden gemaakt. Daaronder vallen lesmateriaal, toetsen, vragen, beoordelingsmodellen, antwoorden van leerlingen, beoordelingen, feedback en Output.

1.11 Licentieovereenkomst: de door Afnemer aanvaarde Offerte van Examplary, waarin onder meer de afgenomen Diensten, het aantal Seats, de vergoedingen en de looptijd zijn vastgelegd.

1.12 Maatwerk: materialen of functionaliteit die Examplary op verzoek van Afnemer specifiek voor Afnemer ontwikkelt, voor zover dat in de Licentieovereenkomst uitdrukkelijk als maatwerk is overeengekomen.

1.13 Offerte: een aanbod van Examplary aan Afnemer, ook als dat via een online omgeving wordt uitgebracht.

1.14 Output: het resultaat dat de AI-functionaliteit genereert, zoals vragen, beoordelingsmodellen, nakijksuggesties en feedback.

1.15 Overeenkomst: het geheel van de Licentieovereenkomst, de Verwerkersovereenkomst, de SLA en deze algemene voorwaarden, inclusief bijlagen.

1.16 Seat: het recht voor één Gebruiker met een docent- of beheerdersrol om de Software te gebruiken. Leerlingen en studenten van Afnemer hebben zonder Seat toegang tot de Software.

1.17 SLA: de service level agreement van Examplary die op de Overeenkomst van toepassing is.

1.18 Software: de online software van Examplary zoals die aan Afnemer beschikbaar wordt gesteld, inclusief updates, nieuwe versies en Maatwerk.

1.19 Verwerkersovereenkomst: de tussen Examplary en Afnemer gesloten verwerkersovereenkomst, inclusief bijlagen.

1.20 Vertrouwelijke Informatie: informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt, of waarvan de ontvangende partij redelijkerwijs moet begrijpen dat die vertrouwelijk is.

1.21 Werkruimte: de omgeving binnen de Software die aan Afnemer is toegewezen en waarin haar Accounts, Klantdata en instellingen zijn ondergebracht.

Artikel 2 – Toepasselijkheid, rangorde en totstandkoming

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle Offertes van Examplary aan Afnemer en op alle Overeenkomsten die daaruit voortvloeien. Ze gelden alleen voor zakelijke afnemers. Voor individuele gebruikers gelden de Individuele Voorwaarden.

2.2 De Overeenkomst bestaat uit de volgende documenten. Bij strijdigheid gaat een eerder genoemd document voor een later genoemd document:

• a. de Verwerkersovereenkomst;
• b. de Licentieovereenkomst;
• c. de SLA;
• d. deze algemene voorwaarden.

Voor het overige vullen de documenten elkaar aan.

2.3 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden gelden alleen als ze in de Licentieovereenkomst of anderszins schriftelijk zijn overeengekomen. Ze gelden alleen voor die Overeenkomst.

2.4 Examplary wijst de toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Afnemer uitdrukkelijk van de hand.

2.5 Een Offerte is vrijblijvend. Zij is geldig tot de vervaldatum die erin staat, of bij gebreke daarvan tot dertig dagen na dagtekening.

2.6 De Overeenkomst komt tot stand zodra Afnemer de Offerte aanvaardt, online via de daarvoor bestemde omgeving of door ondertekening. Online aanvaarding heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handtekening, ook voor de Verwerkersovereenkomst.

2.7 Wie een Offerte namens Afnemer aanvaardt of namens Afnemer een Werkruimte afneemt, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

2.8 Aanvaardt Afnemer een Offerte met voorbehouden of wijzigingen, dan komt de Overeenkomst alleen tot stand als Examplary daar schriftelijk mee instemt.

2.9 Maakt Afnemer gebruik van de Diensten zonder de Offerte te hebben aanvaard, dan geldt de Offerte als aanvaard.

2.10 Sluit iemand namens Afnemer via de website van Examplary een abonnement af, zoals een Pro-abonnement om met collega’s samen te werken, dan gelden deze algemene voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst die Examplary daarbij aanbiedt. De SLA geldt dan niet. De bestelbevestiging geldt als Licentieovereenkomst. Een licentie voor een hele school of een bestuur sluit Examplary alleen via een Offerte.

Artikel 3 – Gebruiksrecht

3.1 Examplary verleent Afnemer voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Software te gebruiken. Dat recht geldt voor de eigen onderwijs- of bedrijfsdoeleinden van Afnemer en binnen het aantal Seats en de overige grenzen uit de Licentieovereenkomst.

3.2 Afnemer mag Gebruikers toegang geven tot de Software. Afnemer staat ervoor in dat Gebruikers de Overeenkomst naleven, in het bijzonder de regels uit artikel 5, en is tegenover Examplary verantwoordelijk voor hun handelen.

3.3 Het is Afnemer en Gebruikers niet toegestaan om:

• a. de Software of toegang daartoe te verkopen, te verhuren of anderszins aan derden ter beschikking te stellen;
• b. de Software te decompileren of te reverse-engineeren, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat;
• c. technische beveiligingen of gebruiksbeperkingen te omzeilen;
• d. de Software, Output of de Documentatie te gebruiken om een concurrerend product te ontwikkelen of om AI-modellen te trainen;
• e. de Software geautomatiseerd uit te lezen of zwaar te belasten, bijvoorbeeld door scraping of load testing, anders dan via de API’s die Examplary daarvoor beschikbaar stelt;
• f. de Software op kwetsbaarheden te testen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Examplary.

3.4 Gebruiken meer Gebruikers met een docent- of beheerdersrol de Software dan het aantal Seats uit de Licentieovereenkomst, dan mag Examplary de extra Seats naar rato in rekening brengen tegen de prijs uit de Licentieovereenkomst.

3.5 De AI-functionaliteit is bedoeld voor redelijk gebruik in onderwijs en toetsing. Concrete gebruikslimieten gelden alleen als ze in de Licentieovereenkomst staan. Gaat het gebruik duidelijk verder dan redelijk gebruik, bijvoorbeeld door geautomatiseerde verzoeken of gebruik buiten onderwijs en toetsing, dan overlegt Examplary met Afnemer voordat zij maatregelen neemt.

3.6 Voor het gebruik van de API’s van Examplary gelden de technische voorwaarden uit de Documentatie. API-sleutels zijn vertrouwelijk en gekoppeld aan de Werkruimte van Afnemer.

Artikel 4 – Accounts en Gebruikers

4.1 Examplary stelt Afnemer een Werkruimte met één of meer beheerdersaccounts ter beschikking. Daarmee beheert Afnemer zelf de Accounts van Gebruikers, zoals het aanmaken en verwijderen van Accounts en het toewijzen van rollen.

4.2 Afnemer kan Gebruikers laten inloggen via single sign-on of via een koppeling met haar elektronische leeromgeving. Afnemer is verantwoordelijk voor de juiste instelling en het beheer van die koppelingen aan haar kant.

4.3 Inloggegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk. Afnemer zorgt dat Gebruikers hun inloggegevens geheimhouden. Examplary mag ervan uitgaan dat handelingen via een Account door of met toestemming van Afnemer plaatsvinden.

4.4 Vermoedt Afnemer misbruik van een Account, dan meldt zij dat direct aan Examplary. Zij neemt zelf de nodige maatregelen, zoals het blokkeren van het Account.

4.5 Examplary mag een Account tijdelijk blokkeren als dat nodig is om misbruik, een beveiligingsrisico of schade te voorkomen. Examplary informeert Afnemer daarover zo snel mogelijk.

4.6 Afnemer bepaalt welke Gebruikers toegang krijgen. Gebruikers die via Afnemer toegang krijgen, sluiten geen eigen overeenkomst met Examplary en aanvaarden niet de Individuele Voorwaarden. Afnemer zorgt dat zij de regels uit artikel 5 kennen en naleven. Examplary toont Gebruikers bij de eerste keer inloggen een korte toelichting op het gebruik van de Software en de AI-functionaliteit.

4.7 Had een Gebruiker al een eigen account bij Examplary voordat hij via Afnemer toegang kreeg, dan blijft dat account onder de Individuele Voorwaarden vallen. Content gaat alleen van dat account naar de Werkruimte van Afnemer als de Gebruiker dat zelf doet.

Artikel 5 – Regels voor gebruik en verantwoordelijkheid van Afnemer

5.1 Afnemer gebruikt de Diensten in overeenstemming met de wet, de Overeenkomst en de Documentatie.

5.2 Afnemer en Gebruikers mogen via de Software geen informatie opslaan of verspreiden die:

• a. inbreuk maakt op rechten van derden, waaronder Intellectuele Eigendomsrechten en het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
• b. discriminerend, bedreigend, beledigend of anderszins onrechtmatig is;
• c. virussen of andere schadelijke code bevat;
• d. bijzondere persoonsgegevens bevat, tenzij dat noodzakelijk is voor het onderwijs en de Verwerkersovereenkomst daarin voorziet.

5.3 Afnemer gebruikt de AI-functionaliteit niet:

• a. voor praktijken die op grond van artikel 5 van de AI-verordening verboden zijn, zoals het herkennen van emoties van leerlingen;
• b. om beslissingen over toelating, plaatsing, bevordering of diplomering te nemen die uitsluitend op Output berusten;
• c. voor andere doelen dan het maken, afnemen en nakijken van toetsen en het oefenen met lesstof, tenzij Examplary daar schriftelijk mee instemt.

5.4 Afnemer bepaalt welke Klantdata zij met de Software verwerkt en hoe haar Gebruikers de Software gebruiken. Afnemer is ervoor verantwoordelijk dat dit rechtmatig is.

5.5 Ontvangt Examplary een melding dat Klantdata onrechtmatig is, of stelt zij dat zelf vast, dan informeert zij Afnemer en vraagt zij om een reactie binnen een redelijke termijn. In spoedeisende gevallen mag Examplary de betreffende Klantdata direct ontoegankelijk maken. Examplary motiveert zo’n beslissing en geeft Afnemer de gelegenheid daartegen bezwaar te maken.

5.6 Examplary verstrekt gegevens over Afnemer of Gebruikers alleen aan een derde als zij daartoe wettelijk verplicht is. Voor persoonsgegevens volgt zij daarbij de Verwerkersovereenkomst.

5.7 Afnemer vrijwaart Examplary voor aanspraken van derden, waaronder Gebruikers, die voortvloeien uit Klantdata of uit gebruik van de Diensten in strijd met dit artikel.

Artikel 6 – AI-functionaliteit

6.1 Output wordt automatisch gegenereerd en kan onjuist, onvolledig of ongeschikt zijn. Output is een voorstel aan de Gebruiker. Examplary spant zich in om de kwaliteit van Output te bewaken, onder meer door Output te baseren op het lesmateriaal en de beoordelingscriteria van Afnemer en door bij nakijksuggesties een betrouwbaarheidsindicatie te tonen.

6.2 Een beoordeling, cijfer of feedback geldt pas als vastgesteld nadat een daartoe bevoegde Gebruiker die heeft beoordeeld en goedgekeurd. Afnemer zorgt dat Gebruikers die de AI-functionaliteit voor toetsing inzetten daarvoor voldoende zijn toegerust en de Documentatie volgen.

6.3 Voor zover de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) van toepassing is, is Examplary aanbieder van de AI-functionaliteit en is Afnemer gebruiksverantwoordelijke. Iedere partij voldoet aan de verplichtingen die voor haar uit de AI-verordening volgen. Partijen verlenen elkaar daarbij redelijke medewerking.

6.4 Afnemer informeert Gebruikers, en waar nodig ouders of verzorgers, dat bij toetsing en feedback AI-functionaliteiten kunnen worden gebruikt. Examplary stelt daarvoor voorbeeldteksten beschikbaar. Waar leerlingen rechtstreeks met AI-functionaliteit communiceren, maakt de Software dat voor hen herkenbaar.

6.5 Stelt Afnemer vast dat de AI-functionaliteit ernstige fouten maakt of risico’s oplevert voor de gezondheid, veiligheid of grondrechten van Gebruikers, dan meldt zij dat zo snel mogelijk aan Examplary.

6.6 Examplary gebruikt voor de AI-functionaliteit AI-modellen van derden. Leveranciers die daarbij persoonsgegevens verwerken, staan als subverwerker in de Verwerkersovereenkomst. Examplary mag van model of leverancier wisselen; voor een nieuwe subverwerker geldt de procedure uit de Verwerkersovereenkomst.

6.7 Examplary gebruikt Klantdata niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren. Zij verplicht haar leveranciers van AI-modellen contractueel om dat evenmin te doen.

6.8 Examplary legt het gebruik van de AI-functionaliteit vast in logbestanden, voor zover dat nodig is voor de werking, beveiliging en kwaliteitsbewaking van de Software en voor de naleving van de AI-verordening. Examplary beperkt persoonsgegevens in die logbestanden tot het noodzakelijke. Examplary bewaart de logbestanden standaard twaalf maanden. Afnemer kan een andere bewaartermijn met Examplary afspreken of, als de Software dat mogelijk maakt, zelf instellen, met inachtneming van wettelijke minimumtermijnen.

6.9 De AI-functionaliteit is zo ingericht dat zij nieuwe vragen schrijft en geen bestaande vragen uit geüpload materiaal letterlijk overneemt. Dat geldt niet als een Gebruiker bewust een bestaande toets importeert; Afnemer is daarvoor zelf verantwoordelijk (artikel 7.4). Dit geldt ook in oefenruimtes. Omdat AI fouten kan maken, kan Examplary niet uitsluiten dat een vraag een enkele keer toch (bijna) letterlijk overeenkomt met bestaand materiaal.

Artikel 7 – Klantdata en Output

7.1 Alle rechten op Klantdata, inclusief eventuele rechten op Output, blijven bij Afnemer, haar Gebruikers of hun licentiegevers. Examplary maakt daarop geen aanspraak.

7.2 Afnemer geeft Examplary een niet-exclusief recht om Klantdata te gebruiken voor zover dat nodig is om de Diensten te leveren, zoals het opslaan, verwerken en tonen ervan en het genereren van Output. Dit recht eindigt zodra Examplary de Klantdata na het einde van de Overeenkomst heeft verwijderd.

7.3 Examplary mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Software gebruiken om de Software te onderhouden en te verbeteren. Die gegevens zijn niet herleidbaar tot Afnemer, Gebruikers of andere personen. Examplary gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.

7.4 Afnemer staat ervoor in dat zij en haar Gebruikers de Klantdata, waaronder lesmateriaal van derden, in de Software mogen gebruiken. Gebruikers bepalen zelf welk materiaal zij uploaden en met wie zij het delen; Examplary werkt daarbij als opslagdienst en controleert geüpload materiaal niet vooraf. Examplary gebruikt geüpload lesmateriaal alleen binnen de Werkruimte van Afnemer en publiceert het niet. Afnemer vrijwaart Examplary voor aanspraken van derden die stellen dat Klantdata inbreuk maakt op hun rechten.

7.5 Klantdata in gedeelde folders van de Werkruimte is toegankelijk voor alle Gebruikers met toegang tot die folders. Geüpload bronmateriaal is alleen zichtbaar voor de Gebruiker die het uploadt en voor andere medewerkers van Afnemer met wie die Gebruiker het zelf deelt. Leerlingen hebben er geen toegang toe. Afspraken over de rechten op content die medewerkers van Afnemer maken, zijn een zaak tussen Afnemer en haar medewerkers.

7.6 Examplary kan content van derden in de Software beschikbaar maken, zoals bibliotheken van uitgevers of door derden ontwikkelde vraagtypen. Op die content kunnen voorwaarden van de betreffende derde van toepassing zijn. Examplary is niet verantwoordelijk voor de inhoud ervan.

7.7 Afnemer is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de Klantdata die zij aanlevert, ook via een koppeling met haar leerlingadministratie.

Artikel 8 – Intellectueel eigendom van Examplary

8.1 Alle Intellectuele Eigendomsrechten op de Software, de Documentatie, de door Examplary ontwikkelde vraagtypen, sjablonen en instructies, en op Maatwerk berusten bij Examplary of haar licentiegevers. Afnemer krijgt alleen het gebruiksrecht uit artikel 3.

8.2 Het gebruiksrecht op Maatwerk duurt zo lang als de Overeenkomst, tenzij in de Licentieovereenkomst iets anders is afgesproken.

8.3 Afnemer verwijdert of wijzigt geen aanduidingen van Intellectuele Eigendomsrechten in de Software of de Documentatie.

8.4 Examplary mag suggesties en feedback van Afnemer en Gebruikers over de Software vrij en zonder vergoeding gebruiken om de Software te verbeteren. Dat geeft Examplary geen rechten op Klantdata.

8.5 Examplary vrijwaart Afnemer voor aanspraken van derden die stellen dat het gebruik van de Software volgens de Overeenkomst inbreuk maakt op hun Intellectuele Eigendomsrechten. Afnemer informeert Examplary direct over zo’n aanspraak en laat de verdediging en eventuele schikking aan Examplary over. De vrijwaring geldt niet voor Klantdata, content van derden of gebruik in strijd met de Overeenkomst.

8.6 Examplary mag de naam en het logo van Afnemer als referentie noemen, tenzij Afnemer heeft laten weten dat niet te willen.

Artikel 9 – Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen in de Software

9.1 Examplary spant zich in om de Software beschikbaar te houden. De afspraken over beschikbaarheid, incidentafhandeling, back-ups en herstel staan in de SLA. Waar de SLA niet geldt, levert Examplary de Software op basis van een inspanningsverplichting.

9.2 Examplary mag de Software tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. Gepland onderhoud kondigt zij vooraf aan via status.examplary.ai en voert zij zoveel mogelijk uit op momenten waarop de Software weinig wordt gebruikt. Spoedonderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden.

9.3 Examplary ontwikkelt de Software voortdurend door en mag functionaliteit toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een overzicht van wijzigingen staat in de changelog op de website van Examplary. Vermindert een wijziging wezenlijk de functionaliteit die Afnemer aantoonbaar gebruikt, dan informeert Examplary Afnemer daar ten minste dertig dagen vooraf per e-mail over. Afnemer mag de Overeenkomst dan opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat; Examplary betaalt vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode daarna naar rato terug.

9.4 Wijzigingen in publieke API’s of koppelingen waardoor bestaande integraties van Afnemer niet meer werken, kondigt Examplary ten minste zes maanden vooraf aan.

9.5 Examplary garandeert niet dat de Software foutloos is. Afnemer meldt fouten zo snel mogelijk via de helpdesk.

9.6 Examplary is niet verantwoordelijk voor de werking van systemen van Afnemer of van derden waarmee de Software is gekoppeld, zoals leerlingadministratiesystemen, elektronische leeromgevingen en identiteitsproviders. Examplary helpt Afnemer wel binnen redelijke grenzen bij het onderzoeken en oplossen van storingen daarin.

Artikel 10 – Implementatie, ondersteuning en training

10.1 Examplary voert implementatie, training en andere eenmalige werkzaamheden uit zoals in de Licentieovereenkomst beschreven. Afnemer werkt daaraan mee, onder meer door tijdig de benodigde informatie, contactpersonen en toegang tot haar systemen te geven.

10.2 Examplary mag implementatie en training laten uitvoeren door een door haar ingeschakelde partner. Examplary blijft tegenover Afnemer verantwoordelijk voor die werkzaamheden.

10.3 Gebruikers kunnen met vragen over de Software terecht bij de helpdesk van Examplary, tijdens de kantooruren zoals omschreven in de SLA. De afspraken over het melden en afhandelen van incidenten staan in de SLA.

10.4 Afnemer kan een geplande training of workshop tot vijf werkdagen van tevoren kosteloos verplaatsen. Bij latere verplaatsing of annulering mag Examplary de helft van de afgesproken vergoeding in rekening brengen, vermeerderd met al gemaakte kosten die niet te annuleren zijn.

10.5 Werkzaamheden buiten de Licentieovereenkomst en de SLA voert Examplary alleen uit nadat zij de kosten vooraf heeft opgegeven. Daarvoor gelden haar dan geldende tarieven.

Artikel 11 – Beveiliging en persoonsgegevens

11.1 Examplary neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Software en Klantdata te beveiligen. Deze maatregelen staan beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

11.2 Voor zover Examplary bij het leveren van de Diensten persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Afnemer, is Afnemer verwerkingsverantwoordelijke en Examplary verwerker. Op die verwerking is de Verwerkersovereenkomst van toepassing. Voor onderwijsinstellingen in het primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs volgt de Verwerkersovereenkomst het model van Edu-V.

11.3 Afnemer zorgt voor een geldige grondslag voor de verwerking. Zij informeert Gebruikers en, waar nodig, ouders of verzorgers over de verwerking, en voert waar nodig een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit. Examplary verleent daarbij medewerking zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

11.4 Persoonsgegevens van contactpersonen van Afnemer, zoals gegevens voor facturatie en voor communicatie over de Overeenkomst, verwerkt Examplary als verwerkingsverantwoordelijke volgens haar privacyverklaring.

11.5 Examplary slaat Klantdata op binnen de Europese Economische Ruimte. Is Afnemer gevestigd in de Europese Economische Ruimte, dan verwerkt ook de AI-functionaliteit Klantdata standaard binnen de Europese Unie (instelling “alleen EU”). Andere Afnemers kunnen die instelling zelf aanzetten. Staat de instelling uit, dan kan de AI-functionaliteit Klantdata verwerken op de snelste beschikbare locatie, ook buiten de Europese Economische Ruimte. Het uitzetten geldt als specifieke schriftelijke toestemming voor die doorgifte in de zin van de Verwerkersovereenkomst. Doorgifte vindt alleen plaats met passende waarborgen, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 12 – Vergoedingen, facturatie en betaling

12.1 Afnemer is de vergoedingen uit de Licentieovereenkomst verschuldigd. Alle bedragen zijn in euro’s en exclusief btw en andere heffingen van overheidswege.

12.2 Examplary factureert de periodieke vergoedingen per kalenderjaar vooruit; het eerste, gedeeltelijke jaar naar rato. Eenmalige vergoedingen factureert Examplary zodra de Overeenkomst tot stand is gekomen. Examplary mag elektronisch factureren.

12.3 Afnemer betaalt facturen binnen dertig dagen na factuurdatum.

12.4 Neemt Afnemer tijdens de looptijd extra Seats af, dan factureert Examplary die naar rato van de resterende periode. Een verlaging van het aantal Seats gaat in bij het begin van de volgende verlengingsperiode.

12.5 Examplary mag haar vergoedingen jaarlijks per 1 januari aanpassen aan de consumentenprijsindex (cpi, alle huishoudens) van het CBS. Bedraagt de verhoging meer dan tien procent, dan mag Afnemer de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

12.6 Andere prijswijzigingen gaan pas in bij het begin van een nieuwe verlengingsperiode. Examplary kondigt ze ten minste drie maanden vooraf aan.

12.7 Is Afnemer het niet eens met een factuur, dan meldt zij dat schriftelijk en gemotiveerd binnen de betaaltermijn. Afnemer mag de betaling van het betwiste deel opschorten, maar niet van het overige deel.

12.8 Betaalt Afnemer niet op tijd, dan is zij zonder ingebrekestelling in verzuim en is zij de wettelijke handelsrente verschuldigd. Heeft Afnemer na een schriftelijke aanmaning met een termijn van ten minste veertien dagen nog niet betaald, dan mag Examplary de Diensten opschorten. Tijdens een tijdig aangemelde examenperiode als bedoeld in de SLA schort Examplary de Diensten niet op.

12.9 Moet Examplary een vordering laten incasseren, dan komen de redelijke buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van Afnemer. Die bedragen ten minste de vergoeding volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

12.10 Afnemer mag haar betalingsverplichtingen niet verrekenen met vorderingen op Examplary.

Artikel 13 – Looptijd en beëindiging

13.1 De Overeenkomst gaat in op de ingangsdatum uit de Licentieovereenkomst. De initiële looptijd eindigt op 31 december van het jaar waarin de Overeenkomst ingaat. Gaat de Overeenkomst in na 30 juni, dan eindigt de initiële looptijd op 31 december van het jaar daarna. Zo is de initiële looptijd altijd langer dan zes maanden. De Licentieovereenkomst kan een andere initiële looptijd vermelden.

13.2 Na de initiële looptijd wordt de Overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met twaalf maanden, tenzij een partij uiterlijk drie maanden vóór het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.

13.3 In de Licentieovereenkomst kan een pilot worden afgesproken. De pilot beslaat de eerste zes maanden van de initiële looptijd. Vóór het einde van de pilot evalueren partijen samen het gebruik van de Software. Besluit een partij niet door te gaan, dan kan zij de Overeenkomst tot het einde van de pilot schriftelijk opzeggen, zonder opzegtermijn; de Overeenkomst eindigt dan aan het einde van de pilot. Doet geen van de partijen dat, dan loopt de Overeenkomst door volgens artikel 13.1 en 13.2. Bij opzegging betaalt Examplary eventueel vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na het einde naar rato terug.

13.4 Tussentijds opzeggen is niet mogelijk, behalve in de gevallen die de Overeenkomst uitdrukkelijk noemt.

13.5 Iedere partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk schriftelijk ontbinden als:

• a. de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en die tekortkoming niet binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt;
• b. de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of haar activiteiten staakt.

13.6 Examplary mag de toegang tot de Software voor (een deel van) de Gebruikers direct opschorten als het gebruik ernstig in strijd is met de wet of artikel 5, of als dat nodig is om acute schade aan de Software of aan derden te voorkomen. Examplary informeert Afnemer daarover direct en heft de opschorting op zodra de oorzaak is weggenomen.

13.7 Bij ontbinding hoeft Examplary al geleverde Diensten en de daarvoor verschuldigde vergoedingen niet ongedaan te maken. Is de ontbinding het gevolg van een tekortkoming van Examplary, dan betaalt Examplary vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na het einde naar rato terug.

13.8 Bij het einde van de Overeenkomst eindigt het gebruiksrecht. Voor de export en verwijdering van Klantdata geldt artikel 14.

13.9 Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na het einde van de Overeenkomst door te werken, blijven daarna gelden. Daaronder vallen de bepalingen over Klantdata, geheimhouding, aansprakelijkheid en geschillen.

Artikel 14 – Exit, dataportabiliteit en overstappen

14.1 Afnemer kan haar Klantdata tijdens de looptijd exporteren via de exportfuncties van de Software. Toetsen en vragen kunnen worden geëxporteerd in QTI 2.1, QTI 3.0 en pdf, en resultaten in een gangbaar gestructureerd formaat. De Documentatie bevat een overzicht van de gegevens die Afnemer kan exporteren.

14.2 Afnemer kan Examplary schriftelijk laten weten dat zij wil overstappen naar een andere aanbieder of naar een eigen omgeving. Daarvoor geldt een opzegtermijn van ten hoogste twee maanden. Examplary werkt daarna te goeder trouw mee aan de overstap, die zij binnen dertig kalenderdagen afrondt.

14.3 Is afronding binnen dertig kalenderdagen technisch niet haalbaar, dan laat Examplary dat binnen veertien werkdagen na het verzoek gemotiveerd weten. Zij noemt dan een andere termijn van ten hoogste zeven maanden.

14.4 De Overeenkomst eindigt zodra de overstap is afgerond. Gebeurt dat vóór het einde van de lopende contractperiode, dan blijft Afnemer de vergoeding voor de resterende periode verschuldigd.

14.5 Na het einde van de Overeenkomst, of na afronding van de overstap, kan Afnemer haar Klantdata nog ten minste dertig kalenderdagen ophalen. Daarna verwijdert Examplary alle Klantdata volgens de Verwerkersovereenkomst, met inachtneming van de bewaartermijn van back-ups uit de SLA. Examplary bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.

14.6 Examplary brengt voor de export van Klantdata en voor haar medewerking aan een overstap geen kosten in rekening.

Artikel 15 – Geheimhouding

15.1 Partijen houden Vertrouwelijke Informatie van de andere partij geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Zij beschermen die informatie ten minste zo goed als hun eigen vertrouwelijke informatie, en in ieder geval op een redelijk niveau.

15.2 Partijen leggen deze verplichting ook op aan hun medewerkers en aan derden die zij bij de uitvoering inschakelen.

15.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• a. openbaar is of wordt zonder dat de ontvangende partij de geheimhouding schendt;
• b. de ontvangende partij al rechtmatig had voordat de andere partij die verstrekte;
• c. de ontvangende partij rechtmatig van een derde krijgt zonder geheimhoudingsplicht;
• d. de ontvangende partij zelfstandig heeft ontwikkeld.

15.4 Moet een partij Vertrouwelijke Informatie op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak verstrekken, dan informeert zij de andere partij daarover vooraf, voor zover dat is toegestaan. Afnemer mag de Overeenkomst openbaar maken voor zover zij daartoe wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op grond van de Wet open overheid. Zij overlegt dan vooraf met Examplary over bedrijfsgevoelige informatie.

15.5 Voor persoonsgegevens gelden daarnaast de afspraken uit de Verwerkersovereenkomst.

15.6 De geheimhoudingsplicht blijft na het einde van de Overeenkomst gelden.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid

16.1 De totale aansprakelijkheid van Examplary voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de Overeenkomst, op welke grond ook, is per kalenderjaar beperkt. Het maximum is het bedrag aan periodieke vergoedingen (exclusief btw) dat Afnemer in de twaalf maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald, met een maximum van €50.000. Eenmalige vergoedingen tellen niet mee.

16.2 Examplary is alleen aansprakelijk voor directe schade. Daaronder valt uitsluitend:

• a. schade aan zaken;
• b. redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen;
• c. redelijke kosten die Afnemer maakt om Examplary de Overeenkomst alsnog correct te laten nakomen;
• d. redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken, waaronder kosten om de gevolgen van een datalek te beperken;
• e. redelijke kosten om verloren gegane Klantdata uit beschikbare back-ups te herstellen.

16.3 Examplary is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door stagnatie van bedrijfsvoering of onderwijs. Examplary is evenmin aansprakelijk voor schade door beslissingen die in strijd met artikel 6.2 zonder menselijke beoordeling op Output zijn gebaseerd.

16.4 Voor het niet halen van de beschikbaarheid uit de SLA zijn de service credits uit de SLA de enige vergoeding.

16.5 De beperkingen in dit artikel gelden niet:

• a. bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Examplary;
• b. bij dood of lichamelijk letsel;
• c. voor zover artikel 13 lid 2 van de Verwerkersovereenkomst een beroep op een aansprakelijkheidsbeperking uitsluit.

16.6 Aansprakelijkheid van Examplary voor een tekortkoming ontstaat alleen als Afnemer Examplary direct en schriftelijk in gebreke stelt, met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en Examplary ook na die termijn tekortschiet. De ingebrekestelling beschrijft de tekortkoming zo precies mogelijk.

16.7 Een vordering tot schadevergoeding vervalt als Afnemer de schade niet binnen twaalf maanden schriftelijk bij Examplary heeft gemeld. Die termijn begint zodra Afnemer bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met de schade.

Artikel 17 – Overmacht

17.1 Een partij hoeft een verplichting niet na te komen zolang zij daartoe door overmacht niet in staat is. Onder overmacht vallen onder meer storingen in het internet of het elektriciteitsnet, cyberaanvallen die Examplary met passende maatregelen niet kon voorkomen, oorlog, overheidsmaatregelen en tekortkomingen van toeleveranciers die Examplary redelijkerwijs niet kon voorzien of voorkomen.

17.2 Voor de berekening van de beschikbaarheid en de service credits gelden storingen bij de cloudinfrastructuur van Examplary en bij leveranciers van AI-modellen alleen als overmacht voor zover de SLA dat bepaalt.

17.3 Liquiditeitsproblemen van een partij gelden niet als overmacht.

17.4 Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag iedere partij de Overeenkomst schriftelijk ontbinden. Examplary betaalt in dat geval vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na het einde naar rato terug. Verder is geen van de partijen een vergoeding verschuldigd.

Artikel 18 – Wijziging van deze algemene voorwaarden

18.1 Examplary mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Zij kondigt een wijziging ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum schriftelijk aan.

18.2 Is een wijziging wezenlijk nadelig voor Afnemer, dan mag Afnemer de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Examplary betaalt dan vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na die datum naar rato terug.

18.3 Wijzigingen die nodig zijn door wet- of regelgeving, of die niet nadelig zijn voor Afnemer, mag Examplary doorvoeren zonder dat Afnemer daardoor een opzegrecht krijgt.

18.4 De Licentieovereenkomst kan alleen met instemming van beide partijen worden gewijzigd. Voor wijzigingen van de Verwerkersovereenkomst geldt de regeling in de Verwerkersovereenkomst zelf.

Artikel 19 – Overige bepalingen

19.1 Examplary mag derden inschakelen bij de uitvoering van de Overeenkomst. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 van het Burgerlijk Wetboek zijn niet van toepassing.

19.2 Afnemer mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst alleen met schriftelijke toestemming van Examplary overdragen. Die toestemming is niet nodig bij overgang naar een rechtsopvolger door een fusie of splitsing van het bevoegd gezag. Afnemer meldt zo’n overgang wel zo snel mogelijk.

19.3 Examplary mag de Overeenkomst overdragen aan een groepsmaatschappij of aan een derde die de activiteiten van Examplary geheel of gedeeltelijk overneemt. Examplary informeert Afnemer daarover vooraf.

19.4 Is een bepaling van de Overeenkomst nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling dan door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

19.5 Onder “schriftelijk” valt ook communicatie per e-mail en online aanvaarding, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaan.

19.6 De administratie en de logbestanden van Examplary gelden als bewijs, behoudens tegenbewijs door Afnemer.

19.7 Bij verschillen tussen de Nederlandse tekst van de Overeenkomst en een vertaling gaat de Nederlandse tekst voor.

Artikel 20 – Toepasselijk recht en geschillen

20.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

20.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet tussen de contactpersonen, dan bespreken de bestuurders of directies van partijen het geschil.

20.3 Geschillen die partijen niet in overleg oplossen, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland. Dit laat het recht van partijen onverlet om een voorlopige voorziening te vragen.