Privacyverklaring Examplary

1. Wie we zijn en wanneer deze privacyverklaring geldt

1.1 Examplary wordt aangeboden door Examplary B.V. (Examplary of wij), Zijpendaalseweg 17, 6814 CB Arnhem, KvK-nummer 98672118. Voor vragen over privacy bereik je ons via support@examplary.ai.

1.2 Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die we voor onze eigen doeleinden verwerken. Dat is zo als:

• je onze website bezoekt;
• je een individueel account aanmaakt en Examplary gebruikt;
• je contact met ons opneemt, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of zaken met ons doet.

1.3 In andere situaties verwerken we persoonsgegevens namens iemand anders, die dan de verwerkingsverantwoordelijke is:

• Gebruikt een school of andere organisatie Examplary, dan is de organisatie verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar docenten en leerlingen. Wij zijn haar verwerker en volgen haar instructies op grond van een verwerkersovereenkomst. Gebruik je Examplary via je school, dan geldt de privacyinformatie van je school, en kun je met vragen bij je school terecht.
• Nodigt een docent met een individueel account leerlingen uit om een toets te maken of te oefenen, dan is de docent, of diens school, verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de leerlingen. Wij verwerken die gegevens namens hen, op grond van Bijlage 1 van onze Voorwaarden voor individuele accounts.

1.4 Deze privacyverklaring beschrijft ook in grote lijnen hoe we als verwerker met gegevens omgaan, zodat iedereen kan zien hoe Examplary werkt.

2. Welke gegevens we gebruiken, waarvoor en op welke grondslag

Deze tabel gaat over de gegevens die we als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Je moet ons je accountgegevens geven om Examplary te gebruiken; zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren. We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben.

3. Hoe onze AI-functionaliteit met gegevens omgaat

3.1 Gebruik je de AI-functionaliteit, dan sturen we de content die voor de taak nodig is naar een AI-model: lesmateriaal, vragen, beoordelingsmodellen en antwoorden van leerlingen. Voordat we getypte content versturen, verwijderen we namen, e-mailadressen, leerlingnummers en andere directe identificatoren. Bij gescande papieren toetsen sturen we de hele scan mee, dus een naam die een leerling op het papier heeft geschreven, kan meegaan.

3.2 Een antwoord kan nog steeds informatie bevatten die een leerling er zelf in heeft gezet. Daarom behandelen we deze content als persoonsgegevens, en daarom heeft onze AI-leverancier een overeenkomst met ons. De leverancier verwerkt de content alleen voor ons en gebruikt die niet om zijn modellen te trainen of te verbeteren. Voor organisaties in de Europese Economische Ruimte gebeurt dat standaard binnen de Europese Unie. Voor individuele accounts en andere organisaties gebeurt het op de snelste beschikbare locatie, bij voorkeur in de EU, maar mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte (zie sectie 5). De leverancier houdt de content tot 24 uur in een tijdelijk geheugen (een cache) en kan die loggen om misbruik van zijn dienst op te sporen.

3.3 Onze standaard AI-leverancier is Google Cloud (Vertex AI, met Gemini-modellen). Organisaties kunnen om een ander model vragen; als dat kan, nemen we die leverancier dan op in hun verwerkersovereenkomst.

3.4 Output van de AI-functionaliteit is een voorstel. Een docent beoordeelt cijfers en feedback en keurt ze goed voordat ze definitief worden. We loggen het gebruik van de AI-functionaliteit om kwaliteit en veiligheid te bewaken, en houden de persoonsgegevens in deze logs tot een minimum beperkt.

4. Met wie we gegevens delen

We gebruiken dienstverleners die namens ons gegevens verwerken. Zij mogen die alleen voor ons gebruiken en hebben een verwerkersovereenkomst met ons.

Voor offertes en facturen aan organisaties gebruiken we ook boekhoudsoftware. Het gaat dan alleen om zakelijke contactgegevens van contactpersonen bij die organisaties, niet om gegevens van gebruikers.

Voor sommige doelen, zoals het voorkomen van fraude en het nakomen van eigen wettelijke verplichtingen, is Stripe zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dan geldt de privacyverklaring van Stripe. Log jij of een leerling in met Google of Microsoft, dan ontvangen we van hen een naam en e-mailadres; voor die login geldt hun eigen privacyverklaring.

We delen gegevens alleen met overheidsinstanties als de wet dat vereist. Wordt Examplary verkocht of fuseert het met een ander bedrijf, dan kunnen gegevens overgaan naar de nieuwe eigenaar, die zich aan deze privacyverklaring moet houden.

5. Waar we gegevens opslaan en doorgifte buiten de EU

5.1 We slaan gegevens op in de Europese Unie. De AI-functionaliteit kan content verwerken buiten de Europese Economische Ruimte: voor individuele accounts en organisaties buiten de Europese Economische Ruimte op de snelste beschikbare locatie, en voor organisaties in de Europese Economische Ruimte alleen als ze de instelling “alleen EU” uitzetten, die voor hen standaard aanstaat.

5.2 Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten, of horen bij een groep die daar is gevestigd: Amazon, Google, Stripe, Front en PostHog. Kan een Amerikaans bedrijf bij gegevens, dan baseren we ons op het EU-VS Data Privacy Framework, waaronder deze bedrijven zijn gecertificeerd, of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. EmailOctopus is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen. Ahrefs is gevestigd in Singapore; voor Ahrefs baseren we ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

7. Hoe we gegevens beveiligen

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gevoeligheid van de gegevens, waaronder:

• versleuteling van gegevens tijdens transport en opslag;
• toegang voor onze teamleden alleen als hun werk dat vereist;
• logging en monitoring van toegang en beveiligingsincidenten;
• dagelijkse back-ups en geteste herstelprocedures;
• regelmatige beveiligingstests, waaronder een externe pentest;
• geheimhoudingsafspraken met iedereen die voor ons werkt.

We toetsen onze beveiliging aan ROSA, het kader voor informatiebeveiliging en privacy van de Nederlandse onderwijssector. Bij een datalek volgen we onze datalekprocedure. We informeren de betrokkenen en de toezichthouder als de wet dat vereist.

8. Kinderen en leerlingen

8.1 Individuele Accounts zijn voor mensen van 18 jaar en ouder. Leerlingen gebruiken Examplary via hun docent of school: met een link of code, met een leerlinglogin of door in te loggen met Google of Microsoft. Een leerlinglogin geeft alleen toegang tot wat hun docent of school met hen deelt.

8.2 We verwerken gegevens van leerlingen alleen namens hun school of docent. We gebruiken ze niet voor eigen doeleinden, zoals marketing, en we tonen nooit advertenties.

8.3 Leerlingen en ouders met vragen over hun gegevens kunnen terecht bij de school of docent. Nemen ze contact met ons op, dan sturen we het verzoek door.

8.4 Denk je dat een kind een Account bij ons heeft aangemaakt? Laat het ons weten, dan verwijderen we het.

9. Je rechten

9.1 Je hebt het recht om:

• de persoonsgegevens in te zien die we over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik van je gegevens te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen, of ze naar een andere organisatie te laten sturen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en op elk moment tegen direct marketing;
• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking daarvoor.

9.2 Veel van je gegevens kun je zelf exporteren of verwijderen in je accountinstellingen. Voor al het andere mail je naar support@examplary.ai. We reageren binnen een maand en kunnen je eerst vragen je identiteit te bevestigen.

9.3 Verwerken we je gegevens namens een school of docent? Neem dan contact met hen op; neem je contact met ons op, dan sturen we je verzoek door.

9.4 Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de privacytoezichthouder in het land waar je woont. We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we kunnen proberen het probleem op te lossen.

10. Cookies

10.1 Onze website en Examplary gebruiken cookies en vergelijkbare technieken:

• Noodzakelijke cookies, om je in te loggen, ingelogd te houden, je Account te beveiligen en je instellingen te onthouden. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analyse op onze website, zonder cookies: privacyvriendelijke analyse van Ahrefs, die geen cookies plaatst, je niet volgt over websites heen en je niet identificeert.
• Analytische cookies in Examplary: we gebruiken PostHog om te zien hoe functies worden gebruikt. PostHog verwerkt deze gegevens alleen voor ons en binnen de EU, en we delen ze met niemand anders.

10.2 We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

10.3 We gebruiken alleen noodzakelijke cookies en analytische cookies met weinig gevolgen voor je privacy. Daarvoor is geen toestemming nodig, dus we tonen geen cookiebanner. Je kunt cookies op elk moment verwijderen in je browserinstellingen.

11. Wijzigingen en contact

11.1 We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we functies toevoegen of nieuwe dienstverleners gaan gebruiken. Bij belangrijke wijzigingen informeren we geregistreerde gebruikers per e-mail of in Examplary voordat de wijzigingen ingaan.

11.2 Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Neem contact met ons op via support@examplary.ai of schrijf naar Examplary B.V., Zijpendaalseweg 17, 6814 CB Arnhem.

11.3 Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 8 oktober 2026.