Het audit-logboek in Examplary

Het logboek houdt bij wie wat deed in je werkruimte, en wanneer: inloggen, rollen die veranderen, delen, nakijken, en toetsen die worden verwijderd of teruggezet. Als beheerder met het abonnement Organisatie vind je het onder Accountinstellingen → Logboek. Je filtert op datum, persoon en item, en je kunt het exporteren. Niemand kan iets in het logboek veranderen of verwijderen.

Beschikbare abonnementen

Het logboek hoort bij het abonnement Organisatie. Alleen beheerders en eigenaars zien het; docenten en leerlingen niet.

Je hebt het nodig als er een vraag komt die niemand uit zijn hoofd kan beantwoorden. Een cijfer is veranderd en niemand weet nog wie dat goedkeurde, een leerling betwist zijn resultaat, of je wilt weten wie vorige periode de toegang van een collega heeft weggehaald.

Wat het logboek bijhoudt

Examplary schrijft een regel in het logboek zodra er iets belangrijks gebeurt. Twee dingen maken het logboek betrouwbaar:

Het gaat vanzelf. De regels worden geschreven terwijl het gebeurt. Niemand hoeft eraan te denken.
Het kan niet worden aangepast. Regels kunnen achteraf niet worden bewerkt of verwijderd, ook niet door een beheerder. Ze blijven bewaard zolang je organisatie bestaat, dus wat je ziet, is wat er gebeurd is.

Elke regel bevat:

Wie: naam, e-mailadres en de rol op dat moment, of Systeem als het vanzelf gebeurde.
Wat: de actie, als korte code zoals exam.answer_graded (zie hieronder).
Wanneer: de datum en tijd.
Waarop: de toets, de gebruiker of het andere item.
Voor en na: bij een wijziging, zoals een cijfer of een rol, de oude en de nieuwe waarde.
Vanaf waar: het IP-adres en de browser.
Hoe iemand inlogde: bijvoorbeeld met een wachtwoord, een code of eenmalig aanmelden.

Doet iemand van het supportteam van Examplary iets in je werkruimte namens iemand anders, dan staat dat ook in de regel. Zo houd je werk van support en van je eigen collega's uit elkaar.

Een actie lezen

Elke actie heeft de vorm onderdeel.gebeurtenis, in het Engels: eerst het deel van Examplary, dan wat er gebeurde. exam.answer_graded betekent dat een docent een antwoord heeft beoordeeld, en permission.revoked dat iemands toegang tot een item is weggehaald. Dit zijn de onderdelen die je het meest gebruikt:

Inloggen (auth, oauth, api_key): inloggen, mislukte pogingen, apps die toegang kregen en API-sleutels die zijn vernieuwd. Bijvoorbeeld auth.login_succeeded, auth.login_failed, oauth.consent_granted en api_key.regenerated.
Gebruikers en toegang (user, group, permission): gebruikers toevoegen en verwijderen, rollen veranderen, tweestapsverificatie resetten, en een item delen of niet meer delen. Bijvoorbeeld user.created, user.updated, user.deleted, user.two_factor_reset, permission.granted en permission.revoked.
Instellingen van de werkruimte (org, billing): wijzigingen in instellingen, inloggen, het eigen domein en het aantal accounts. Bijvoorbeeld org.updated, org.identity_provider_updated, org.custom_domain_verified en billing.seats_updated.
Toetsen en nakijken (exam): een toets maken, publiceren, afdrukken, exporteren, verwijderen en terugzetten; een leerling die een toets start en antwoorden inlevert; en nakijken. Bijvoorbeeld exam.published, exam.printed, exam.exported, exam.deleted, exam.restored, exam.session_started, exam.answer_submitted, exam.answer_auto_graded (een automatische score of een score die de AI voorstelt), exam.grade_suggestion_accepted (een docent neemt het voorstel van de AI over), exam.answer_graded en exam.answer_edited.
Oefenruimtes (practice_space): bijvoorbeeld practice_space.created, practice_space.deleted en practice_space.restored.

Verwijderen en andere acties waarbij iets verdwijnt, zijn gemarkeerd, zodat ze opvallen. Dit is niet de hele lijst, maar wel wat beheerders het vaakst zoeken.

Het logboek openen

Ga naar Accountinstellingen en open onder Geavanceerd de pagina Logboek. Bovenaan staat Audit-logboek, met daaronder een tabel met één rij per regel:

Tijd: de datum en tijd, in de tijdzone van je computer.
Actor: wie het deed, of Systeem.
Actie: de code van de actie.
Object: de ID van de toets, gebruiker of het andere item.

Klik bij een rij op Bekijken voor de details, zoals de waarden voor en na, het IP-adres en hoe iemand inlogde. Met Meer laden zie je oudere regels.

Vinden wat je zoekt

De tabel begint met de afgelopen 30 dagen. Met de filters erboven maak je hem kleiner:

Van en Tot: de periode die je onderzoekt.
Actor: alleen wat één persoon deed.
Object: alleen wat er met één item gebeurde. Plak de ID ervan, zoals het deel exam_… uit het adres van een toets.

Een cijfer dat is veranderd

Een leerling zegt dat zijn score lager is geworden nadat de resultaten waren gepubliceerd. Filter op de ID van de toets en zoek naar exam.answer_graded, exam.answer_edited en exam.grade_suggestion_accepted. Met Bekijken zie je wie het veranderde, wanneer, en de score voor en na.

Toegang tot een toets of map

Een docent zegt dat hij nooit toegang had tot een map, of dat iemand die heeft weggehaald. Filter op de ID van de map, of op de persoon, en zoek naar permission.granted en permission.revoked. Je ziet wie de toegang gaf of weghaalde, aan wie, en wanneer.

Inloggen dat je niet vertrouwt

Filter op de persoon en bekijk de regels auth.login_succeeded en auth.login_failed. Bij elke regel staat het IP-adres, zodat je ziet of iemand vanaf een onverwachte plek inlogde.

Een toets die is geëxporteerd of verwijderd

Zoek naar exam.exported, exam.printed, exam.deleted of practice_space.deleted. Bij elke regel staat wie het deed en wanneer. Is de toets daarna teruggezet, dan vind je ook exam.restored of practice_space.restored. Hoe terugzetten werkt, lees je in Verwijderde toetsen terugzetten.

Het logboek exporteren

Wil je bewijs aan een collega of je IT-afdeling geven, of een kopie bewaren voor een formeel onderzoek? Vul Van en Tot in en klik op Exporteren. De export bevat elke regel uit die periode die bij je filters past, met alle details, ook de rol en de browser.

Het bestand heeft één regel per gebeurtenis (JSON), dat je IT- of juridische afdeling kan doorzoeken, archiveren of in eigen systemen kan laden. De tijden in het bestand staan in UTC. De downloadlink is privé en verloopt na een tijdje, zodat hij niet per ongeluk wordt doorgestuurd.

Goed om te doen

Houd het aantal beheerders klein. Maak alleen mensen beheerder of eigenaar die dat nodig hebben: het logboek bevat persoonsgegevens.
Exporteer vóór een formele procedure. Verwacht je een geschil, exporteer de periode dan vroeg, zodat je een vaste kopie hebt.
Let op de tijdzone. De tabel toont de tijdzone van je computer, de export UTC. Houd daar rekening mee als je met andere gegevens vergelijkt.

Het logboek