Examplary bewaart je gegevens in de EU. Accounts, toetsen, resultaten en geüploade bestanden staan in Frankfurt, met nachtelijke back-ups in Ierland die 90 dagen bewaard blijven, en alles is versleuteld. Voor organisaties in de Europese Economische Ruimte blijft ook de AI-verwerking in de EU, en met het abonnement Organisatie kies je de regio zelf.
Waar je gegevens staan
Onze standaardlocatie is Frankfurt, Duitsland. Een paar dingen staan bewust ergens anders in de EU, vooral zodat een probleem in één regio je gegevens niet meeneemt.
| Wat | Waar |
|---|---|
| Accounts, toetsen, vragen, resultaten en het logboek | Frankfurt, Duitsland |
| Geüploade bestanden, afbeeldingen en gescande antwoordbladen | Frankfurt, Duitsland |
| De zoekindex achter de zoekbalk | Frankfurt, Duitsland |
| E-mails die we je sturen (inlogcodes, meldingen) | Frankfurt, Duitsland |
| Nachtelijke back-ups | Cork, Ierland |
| Productanalyse | EU |
| AI-verwerking | Hangt af van je werkruimte. Zie AI-verwerking en regio |
Versleuteling en toegang
Elke verbinding loopt via TLS. Gewone HTTP-verzoeken worden doorgestuurd naar HTTPS. De database, de bestandsopslag en elke back-up zijn versleuteld opgeslagen, met sleutels die onze cloudprovider beheert.
Geüploade bestanden krijgen een lang, willekeurig adres dat niet te raden is, en de opslag erachter kun je niet doorzoeken of bekijken. Elk bestand gaat mee met een noindex, nofollow-header, zodat uploads nooit in een zoekmachine opduiken. Downloads die we voor je maken, zoals een export van het logboek, gebruiken privélinks die verlopen, zodat ze niet per ongeluk worden doorgestuurd.
In Examplary zelf bepalen rollen en rechten wie wat ziet, en elke belangrijke actie komt in je logboek.
Back-ups en herstel
We maken twee soorten back-ups. De ene beschermt tegen vergissingen, de andere tegen rampen.
De productiedatabase heeft herstel naar een tijdstip aan staan, dus we kunnen hem terugzetten naar elk moment in de afgelopen 35 dagen, tot op de seconde.
Elke nacht schrijven we ook een volledige export van de database naar opslag in een tweede datacenter in Cork, Ierland, een andere regio dan de gegevens in Frankfurt. Omdat die kopie ergens anders staat, kan een storing in de regio of een vergissing in Frankfurt de back-ups niet meenemen.
Back-ups blijven 90 dagen bewaard en verlopen daarna. Mislukt een back-up of wordt hij niet afgemaakt, dan krijgen we automatisch een melding.
AI-verwerking en regio
Voor organisaties in de Europese Economische Ruimte blijven AI-verzoeken standaard binnen de EU. Bij andere werkruimtes gaan ze naar de regio van onze AI-provider die capaciteit heeft. Dat geeft de beste beschikbaarheid, maar geen garantie over de regio: een verzoek kan buiten de EU worden verwerkt.
Met het abonnement Organisatie kies je de regio zelf.
Een regio voor AI-verwerking kiezen kan met het abonnement Organisatie. Alleen beheerders en eigenaars kunnen het aanpassen.
Een regio kiezen
Ga naar Accountinstellingen en open onder Geavanceerd de pagina Beveiliging & compliance. Bij AI-verwerkingsregio zijn er twee keuzes, ook in de Nederlandse app met hun Engelse naam:
| Regio | Wat het betekent |
|---|---|
| Global | Verzoeken gaan naar de regio met capaciteit. De beste beschikbaarheid, geen garantie over de regio. De standaard voor werkruimtes buiten de Europese Economische Ruimte. |
| European Union | Verzoeken, en bestanden die erbij horen, blijven binnen de EU, zowel de verwerking zelf als de opslag erachter. De beschikbaarheid kan iets lager zijn, omdat minder regio's een verzoek kunnen afhandelen. De standaard voor organisaties in de Europese Economische Ruimte. |
Zie je de instelling niet, dan zit je werkruimte niet op een abonnement waar die bij hoort. Neem contact op met je accountmanager. Die kan de regio ook voor je instellen terwijl jullie aan de slag gaan.
Waar de instelling voor geldt
Alles wat via een AI-model loopt: vragen maken, scores en feedback voorstellen bij nakijken met AI, en gescande antwoordbladen lezen. Geüpload bronmateriaal gaat ook naar opslag in de gekozen regio, niet alleen de tekst van het verzoek.
Een andere regio verandert niets aan welke modellen je krijgt of wat ze kosten. Dezelfde modellen werken in beide regio's: de instelling bepaalt waar een verzoek wordt verwerkt, niet hoe het wordt beantwoord.
Een wijziging geldt voor elk verzoek vanaf dat moment. Wat al verwerkt is, verhuist niet mee, en bestanden die zijn geüpload om vragen te maken, worden de volgende keer dat ze nodig zijn opnieuw geüpload in de nieuwe regio.
Elke wijziging van de regio komt in je logboek als org.ai_region_changed, met de oude en de nieuwe waarde. Zo vindt een compliancecontrole hem zonder door instellingen te hoeven zoeken.
Wat er bij het AI-model komt
Het model krijgt wat het voor de taak nodig heeft, zoals je bronmateriaal, je vragen en de antwoorden van je leerlingen. Namen en e-mailadressen van leerlingen komen er niet bij, met één uitzondering: op een gescand antwoordblad leest het model de naam van de leerling, zodat het blad bij de goede leerling terechtkomt. Die kopie wordt daarna verwijderd.
Examplary bewaart zijn eigen logs van AI-verzoeken hooguit 12 maanden. Je materiaal, de antwoorden van je leerlingen en je prompts worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen, niet die van ons en niet die van onze provider. Ze worden alleen verwerkt om het resultaat te maken waar je om vroeg.
Als je iets verwijdert
Verwijder je een toets, een oefenruimte of een gebruiker, dan is die meteen weg uit je werkruimte: hij verdwijnt uit lijsten en uit de zoekresultaten. Helemaal weg is hij dan nog niet:
- Zeven dagen lang zetten beheerders en eigenaars met het abonnement Organisatie een verwijderde toets of oefenruimte zelf terug, onder Accountinstellingen → Recent verwijderd. Zie Verwijderde toetsen terugzetten.
- Tot de bewaartermijn voorbij is, bewaren we verwijderde gegevens zodat ons supportteam ze kan terugzetten. De bewaartermijn is standaard 12 maanden. Met Organisatie kies je 6, 12, 18 of 24 maanden onder Accountinstellingen → Beveiliging & compliance → Bewaartermijn. Een nieuwe termijn geldt voor wat je daarna verwijdert.
- Daarna wordt het definitief verwijderd. Het kan dan nog in de nachtelijke back-ups van daarvoor staan, en die verlopen na 90 dagen.
De regel in het logboek die zegt dat iets is verwijderd, en door wie, blijft bewaard zolang je organisatie bestaat en kan niet worden verwijderd.
Moeten gegevens helemaal worden gewist, bijvoorbeeld voor een AVG-verzoek van een leerling of ouder, of omdat je een werkruimte opheft? Mail dan naar privacy@examplary.ai. We behandelen het als formeel verzoek, niet als verwijderen in Examplary.
Veelgestelde vragen
Ja. Mail naar hi@examplary.ai, dan sturen we je de onze.
We gebruiken Amazon Web Services en Google Cloud voor hosting en AI-verwerking, allebei met een verwerkersovereenkomst, plus een paar verwerkers voor zaken als betalingen en productanalyse. Onze verwerkersovereenkomst noemt ze en legt per verwerker de grondslag uit.
Ja, stuur je vragenlijst naar hi@examplary.ai. Leg je een AI-systeem vast voor compliance, dan beantwoordt AI Act in het onderwijs het meeste wat zulke vragenlijsten vragen.