Als beheerder kun je iedereen die met een wachtwoord in Examplary inlogt, verplichten om ook een code uit een authenticator-app in te vullen. Zet daarvoor Tweestapsverificatie verplichten aan onder Accountinstellingen → Beveiliging & compliance. Wie nog geen app heeft ingesteld, krijgt de volgende keer dat hij Examplary opent de vraag om dat te doen.
Met tweestapsverificatie is een uitgelekt of geraden wachtwoord niet genoeg om in een account te komen. Iedereen kan het voor zichzelf aanzetten onder Accountinstellingen → Beveiliging.
Tweestapsverificatie verplichten voor de hele werkruimte kan met het abonnement Organisatie. Voor je eigen account zet je het met elk abonnement aan.
Voor wie het geldt
Tweestapsverificatie beschermt inloggen met een wachtwoord. Andere manieren van inloggen vallen er bewust buiten:
| Wie | Geldt het? | Waarom |
|---|---|---|
| Docenten en beheerders die met een wachtwoord inloggen | Ja | Dit is wat de tweede stap beschermt |
| Leerlingen die inloggen met een magische code of link | Nee | Er is geen wachtwoord om te beschermen |
| Iedereen die inlogt via Google, Entree Federatie of jullie eigen identity provider | Nee | Daar bepaalt de identity provider de regels, dus stel het daar in |
| API-sleutels en OAuth-tokens | Nee | Losse sleutels, bewust uitgegeven en apart in te trekken |
Gebruikt je werkruimte eenmalig aanmelden, stel tweestapsverificatie dan in bij Google Workspace, Entree, Entra ID of waar jullie accounts ook staan. Examplary laat het aan die provider over.
Het verplichten voor je werkruimte
- Ga naar Accountinstellingen en open onder Geavanceerd de pagina Beveiliging & compliance.
- Zet bij Toegangsinstellingen de schakelaar Tweestapsverificatie verplichten aan.
Vanaf dan ziet iedereen die met een wachtwoord inlogt en nog geen authenticator-app heeft ingesteld, het scherm Stel tweestapsverificatie in. Hij kan Examplary pas gebruiken als hij dat heeft gedaan. Er is geen uitnodiging of link nodig: het scherm verschijnt vanzelf.
De instelling geldt binnen een minuut voor iedereen. Wie op dat moment is ingelogd, ziet het scherm de volgende keer dat hij Examplary opent of de pagina ververst.
Stel je eigen authenticator-app in onder Accountinstellingen → Beveiliging voordat je het verplicht, en laat je collega's weten dat het eraan komt. Niemand raakt zijn account kwijt, maar mensen komen het scherm vaak tegen midden in hun werk, en dan helpt het als ze het verwachten.
Wat je collega's zien
Op het scherm Stel tweestapsverificatie in staat de QR-code er meteen. Onder Accountinstellingen → Beveiliging klikken ze eerst bij Tweestapsverificatie op Instellen. Daarna:
- Ze scannen de QR-code met een authenticator-app, zoals 1Password, Google Authenticator of Authy. Lukt scannen niet, dan laat Kun je niet scannen? een sleutel zien om over te typen.
- Ze vullen de zescijferige code uit de app in en klikken op Inschakelen.
Daarna vraagt elke keer inloggen met een wachtwoord om een nieuwe code uit de app.
Zolang je werkruimte tweestapsverificatie verplicht, kunnen je collega's het niet uitzetten. De knop Uitschakelen blijft grijs tot je de verplichting uitzet.
Nagaan wie het heeft ingesteld
Ga naar Accountinstellingen → Gebruikers & groepen. Op het tabblad Betaalde accounts zie je in de kolom 2FA voor elke docent en beheerder Aan of Uit. Wie via een identity provider inlogt, staat op Uit. Dat klopt, want de verplichting geldt niet voor hem.
Als iemand zijn authenticator-app kwijt is
Er zijn geen reserve- of herstelcodes. Een beheerder of eigenaar haalt de authenticator-app van die persoon weg, zodat hij hem op een nieuw toestel opnieuw kan instellen.
- Ga naar Accountinstellingen → Gebruikers & groepen en zoek de persoon op het tabblad Betaalde accounts.
- Klik naast zijn rol op de knop Tweestapsverificatie resetten en bevestig met Resetten.
Hij kan daarna inloggen met alleen zijn wachtwoord, en moet meteen een nieuwe authenticator-app instellen. Hij krijgt een e-mail met de naam van de werkruimte en de beheerder die het resette, en de reset komt in je logboek als user.two_factor_reset.
Controleer voor je reset of degene die erom vraagt echt de eigenaar van het account is. Iemand die een gestolen wachtwoord heeft, stuurt je precies zo'n verzoek.
Een authenticator-app hoort bij iemands Examplary-account, en dat account kan in meer werkruimtes zitten. Is je collega ook lid van een andere werkruimte, dan kun je de app niet zelf resetten. Vraag hem te mailen naar hi@examplary.ai. Wij controleren wie hij is en resetten het.
Als je je eigen authenticator-app kwijt bent
Beheerders kunnen hun eigen tweestapsverificatie niet resetten: dan zou iedereen met een beheerdersaccount de verplichting kunnen omzeilen. Vraag een andere beheerder of eigenaar van je werkruimte om het voor je te doen. Een goede reden om meer dan één beheerder te hebben voordat je het verplicht.
Kan niemand in de werkruimte je helpen, mail dan naar hi@examplary.ai. Wij controleren wie je bent en helpen je weer binnen.
De verplichting uitzetten
Zet Tweestapsverificatie verplichten uit onder Accountinstellingen → Beveiliging & compliance.
Niemand wordt uitgelogd en niemand raakt zijn authenticator-app kwijt. Wie er een heeft ingesteld, blijft hem gebruiken. Wie dat nog niet had gedaan, wordt niet meer tegengehouden, en wie het wel heeft, kan het nu zelf uitzetten onder Accountinstellingen → Beveiliging.
In de gaten houden
Inloggen en wijzigingen in je beveiligingsinstellingen komen in het logboek, ook mislukte inlogpogingen en elke reset van tweestapsverificatie. Hoe je daarin zoekt, lees je in Het logboek.